Dataskyddsbeskrivning

Uppdaterad 25.10.2026

Denna beskrivning gäller Hallitustukis Shopify-webbutik, dekalverktyget, redigeringsverktyget för ansvarsfördelning, verktyget för ordningsregler, kontakter samt hantering av beställningar, betalningar, digitala leveranser och nyttjanderättsavtal.

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Hallitustuki, FO-nummer 2197418-9
Momsnummer FI21974189
Bulevardi 21, 00180 Helsinki
posti@hallitustuki.fi · 020 340 200

Förfrågningar om dataskydd och dina egna uppgifter kan skickas till samma e-postadress.

2. Uppgifter som behandlas och deras källor

Vid kontakter och beställningar behandlas köparens eller organisationens kontaktpersons namn, e-postadress, telefonnummer, faktureringsadress samt lämnade uppgifter om husbolaget eller annan organisation. För fakturering behandlas köpartypen, namnet och FO-numret på den organisation som faktureras, valt faktureringssätt, e-fakturaadress och operatörskod, fakturerings-e-post, eventuell reservadress för fakturering samt orderreferens eller kostnadsställe. Dessutom behandlas innehållet i offertförfrågningar och kundservicemeddelanden. Uppgifterna kommer från dig eller den organisation du företräder.

För beställningar behandlas ordernummer och tidpunkt, orderrader, produkter, priser och skatter, vald nyttjanderätt och distributionsform samt husbolagsuppgifter och dekalval som lämnats för beställningen. Avtalshanteringen omfattar det namngivna husbolagets nyttjanderätt, nyttjandeperiodens början och slut, förnyelse och eventuell uppsägning samt förnyelsefakturornas identifierare, tidpunkter och betalningsstatus. Kunden betalar förnyelsefakturan separat via banken enligt fakturans betalningsanvisningar; kortet debiteras inte automatiskt.

Shopify och de tjänster som används skapar uppgifter om betalningsstatus, betalningstransaktionernas identifierare samt händelser som gäller digital leverans och nedladdningar för att behandla beställningen. Digital leverans omfattar till exempel nedladdningslänkar som hör till beställningen och uppgifter om antalet nedladdningar. Betalningsuppgifter behandlas i betaltjänsten.

Shopify-plattformen behandlar också tekniska uppgifter som rör webbtjänstens funktion och informationssäkerhet, såsom IP-adress, webbläsar- och enhetsuppgifter samt logguppgifter om användningen av tjänsten. Samtyckesuppgifter som rör kakval behandlas för att genomföra dina val. Alla tekniska uppgifter som tjänsteleverantörerna behandlar visas inte för Hallitustuki.

När du klickar på Granska beställningen på sidan för fakturabeställningar skickas de kontakt- och faktureringsuppgifter du har angett samt orderraderna till Hallitustukis beställningstjänst för kontroll av sammanställningen och priset. Granskningen innebär ännu ingen beställning. Uppgifterna behandlas redan i detta skede för att genomföra de åtgärder inför ett avtal som du har begärt. Grunden för behandlingen av en organisations kontaktpersons uppgifter är det berättigade intresse som beskrivs i punkt 4.

För en konsuments godkännande av digital leverans registreras godkännandet, tidpunkten, villkorsversionen samt språket och formuleringen i texten som visades för kunden. Uppgifterna används för att styrka grunden för leveransen och kundens val.

3. Dekalverktygets uppgifter

Dekalverktygets beräkningar sker i webbläsaren. Verktyget använder offentliga kommun- och avfallsprisuppgifter. Husbolagets namn, valda avfallskärl, priser och tömningsintervall kan sparas i webbläsarens sessionsminne (sessionStorage) under samma webbläsarsession. Sparandet skickar inte en offertförfrågan och skapar ingen beställning. Sessionsuppgifter som sparats i webbläsaren försvinner när sessionen avslutas eller när webbplatsens sessionsuppgifter raderas.

Ange inte boendes namn, hälsouppgifter eller andra onödiga personuppgifter i dekalverktyget. När du bekräftar beställningen kopplas de husbolagsuppgifter och dekalval som fogats till formuläret till din beställning på det sätt som beskrivs vid beställningen.

4. Ändamål och rättsliga grunder

Uppgifterna används för att besvara offertförfrågningar, behandla beställningar och betalningar, leverera digitala produkter, hantera nyttjanderätter och avtalsperioder, fakturera förnyelser samt sköta kundservice och reklamationer. Behandlingen grundar sig på åtgärder före avtal och fullgörande av avtal. När du företräder ett husbolag eller en annan organisation grundar sig behandlingen av dina kontaktuppgifter på Hallitustukis berättigade intresse av att hantera avtalet med organisationen och den tillhörande kommunikationen.

Order-, fakturerings- och betalningsuppgifter behandlas också för bokföring, beskattning och andra lagstadgade skyldigheter. Nödvändig behandling för informationssäkerhet, förebyggande av missbruk och tjänstens funktion grundar sig på berättigat intresse. Användning av kakor och liknande tekniker som kräver samtycke grundar sig på ditt samtycke. Du kan återkalla samtycket utan att det påverkar lagligheten av den behandling som utförts innan det återkallades.

5. Tjänsteleverantörer och överföring av uppgifter

Shopify är webbutikens tekniska plattform. Nätbetalningar behandlas via Shopify Payments enligt vad som visas i kassan. Fakturor för köp med Faktura till husbolaget och förnyelseperioder för löpande prenumerationer skapas i Fennoa. Shopifys app Digital Products används för leverans av digitala produkter. Shopify-plattformen behandlar också uppgifter om avtalsperioder och förnyelsefakturering. Orderbekräftelsen och nedladdningslänken skickas till beställningens e-postadress. Fakturan skickas enligt valt sätt som e-faktura eller till fakturerings-e-posten. En reservadress för fakturering kan användas om den primära leveransen misslyckas.

Shopify och andra nödvändiga tekniska tjänster, e-post- och bokföringstjänster behandlar uppgifter i den omfattning deras uppgifter kräver. I den mån Shopify är Hallitustukis personuppgiftsbiträde omfattas behandlingen av Shopifys personuppgiftsbiträdesavtal. Shopify behandlar också uppgifter i de roller som beskrivs i dess egen integritetspolicy. Uppgifter kan lämnas till myndigheter när lagen kräver det.

Shopifys förbättrade funktioner kan använda uppgifter från interaktion med vår butik, andra handlare och Shopify för att skydda, utveckla och anpassa tjänster samt för annonsering. För dessa ändamål ansvarar Shopify för sin egen behandling av personuppgifter. Behandling som kräver samtycke hanteras genom butikens kakval. Mer information och rättigheter avseende Shopifys egna ändamål: Shopifys integritetspolicy för konsumenter och Shopifys integritetsportal.

Shopifys tjänster kan innebära behandling utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. De överföringsgrunder och skyddsåtgärder som Shopify anger tillämpas på överföringarna. Mer information: Shopifys personuppgiftsbiträdesavtal och Shopifys integritetspolicy.

Butiken är ansluten till Google Ads-mätning genom appen Google & YouTube för att bedöma annonseringens resultat. Mätningen kan behandla sid- och köphändelser, tekniska identifierare samt webbläsar- och enhetsuppgifter. Användning som kräver samtycke hanteras genom butikens kakval. Se Googles användning av uppgifter från partnerwebbplatser. Google kan behandla uppgifter utanför EES enligt sina angivna överföringsgrunder och skyddsåtgärder.

Förbättrade konverteringar har också aktiverats för mätningen och kan behandla e-postadress, telefonnummer, namn och adressuppgifter som kunden har angett. Av de uppgifter som skickas till Google omvandlas exempelvis e-postadresser och telefonnummer till envägshashvärden; alla delar av en adress hashkodas inte. Google jämför uppgifterna med information i Google-konton för att mäta annonseringens resultat. Hashningen gör inte uppgifterna anonyma. Samma kakval i butiken gäller för behandling som kräver samtycke. Mer information: Googles förbättrade konverteringar.

6. Lagring och skydd

Kontakter och offertförfrågningar sparas medan ärendet och eventuella öppna uppföljningsåtgärder behandlas. Om en kontakt leder till en beställning eller reklamation ingår de relevanta uppgifterna i materialet för den beställningen eller det ärendet.

En sammanställning för granskning av en fakturabeställning är giltig i 30 minuter. Om beställningen inte har skickats in raderas den utgångna sammanställningen och de kontakt- och faktureringsuppgifter som sparats i den nästa gång beställningstjänsten tar emot en begäran om en sammanställning. Raderingen sker därför inte nödvändigtvis exakt efter 30 minuter. När en beställning har verifierats som godkänd tas den tillfälliga kopian av kontakt- och faktureringsuppgifterna bort ur sammanställningsregistret. Den egentliga beställningen finns kvar i Shopify, och beställningstjänsten behåller de identifierare och statusuppgifter som behövs för att verifiera behandlingen.

Om resultatet av ett beställningsförsök är oklart sparas uppgifterna om försöket för att utreda om en beställning skapades och för att förhindra dubbla beställningar. Sådana uppgifter raderas inte automatiskt när sammanställningen går ut. När ärendet har utretts bedöms grunden för fortsatt lagring utifrån om en beställning skapades eller om ärendet gäller en reklamation, en obetald fordran eller något annat rättsligt anspråk.

Fakturor, betalningsverifikationer och korrespondens om affärshändelser som ingår i bokföringsmaterialet sparas i minst sex år från utgången av det kalenderår under vilket den aktuella räkenskapsperioden avslutades. Bokslut och bokföringar sparas i minst tio år från räkenskapsperiodens slut. Tiderna grundar sig på 2 kap. 10 § i den finska bokföringslagen. Lagringen fortsätter därefter endast om uppgiften fortfarande hör till ett gällande avtal eller en nyttjanderätt, ett oavslutat betalnings- eller reklamationsärende, behandlingen av ett rättsligt anspråk eller någon annan lagstadgad grund.

Uppgifterna i nyttjanderättsregistret visar vilken produkt som köpts, dess namngivna objekt, nyttjandeperioden samt rättens upphörande, uppsägning eller förnyelse. Uppgifterna behandlas medan nyttjanderätten och tillhörande avtalsärenden hanteras. Att verktygets redigeringsperiod eller avtalsperiod löper ut raderar inte automatiskt nyttjanderättsregistret eller orderhandlingarna. Vid bedömningen av fortsatt lagring beaktas också kundens kvarstående rätt till redan levererat material, bokföringens lagringsskyldigheter och eventuella öppna anspråk.

Dekalval som sparats i webbläsaren är sessionsuppgifter. De lokala arbetsytorna i redigeringsverktyget för ansvarsfördelning och verktyget för ordningsregler kan finnas kvar mellan sessioner tills användaren eller webbläsaren raderar dem eller de ersätts av en ny sparad version. Att nyttjanderätten upphör tömmer inte i sig webbläsarlagringen. Användning och radering av lagringen beskrivs närmare i de verktygsspecifika avsnitten.

Tekniska logg-, nedladdnings- och samtyckesuppgifter behandlas för att verifiera tjänstens funktion, informationssäkerhet, leveranser och gjorda val. Lagringen beror på den tjänst som används och uppgifternas ändamål. Lagring av uppgifter som Shopify och Google behandlar för egna ändamål beskrivs även i deras integritetspolicyer som länkas i denna beskrivning.

Tillgången till uppgifterna begränsas till personer och tjänsteleverantörer vars uppgifter kräver behandlingen. Lämpliga åtkomsträttigheter och tekniska säkerhetsåtgärder används. Uppgifterna raderas eller anonymiseras när det inte längre finns någon tillämplig grund för lagringen.

7. Dina rättigheter

Du kan begära tillgång till dina egna uppgifter och rättelse av felaktiga uppgifter samt, när lagens förutsättningar uppfylls, radering, begränsning av behandlingen eller överföring av uppgifter från ett system till ett annat. Du kan invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse av skäl som rör din personliga situation. Din identitet kan behöva kontrolleras för att behandla begäran. Uppgifter raderas inte i den mån det finns en lagstadgad skyldighet eller annan grund enligt tillämplig lag för att behålla dem.

Du kan lämna ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till dataombudsmannens byrå.

8. Kakor och andra tekniker

Butiken använder Shopifys hantering av samtycke till kakor. Nödvändiga kakor och motsvarande tekniker används för webbtjänstens funktion, varukorg och kassa samt informationssäkerhet. Användning av analys-, personaliserings- och marknadsföringstekniker som kräver samtycke kan hanteras i kakbannern och butikens kakinställningar. Du kan godkänna eller avvisa valfria ändamål samt ändra dina val och återkalla ditt samtycke.

Du kan också hantera kakor i webbläsarens inställningar. Om nödvändiga tekniker blockeras kan butikens funktion begränsas. Dekalverktygets separata sessionslagring beskrivs i punkt 3.

Redigeringsverktyget för ansvarsfördelning: webbläsarlagring och nyttjanderätt

Bildredigeringen och framställningen av PDF-resultat i redigeringsverktyget för ansvarsfördelning sker i användarens webbläsare. Verktygets egna redigeringsfunktioner skickar inte redigeringsfältens innehåll till Hallitustukis server. Husbolagets namn, datum, objektens ansvarsmarkeringar, egna områdesavgränsningar, förklaringar, dokumenthänvisningar, kontaktuppgifter och andra inställningar för arbetsytan sparas i webbläsarens lokala lagring (localStorage), så att arbetet kan fortsätta i samma webbläsare.

Lagringen kan bestå mellan webbläsarsessioner tills den ersätts av en ny version, användaren raderar webbplatsens uppgifter eller webbläsaren raderar uppgifterna enligt sina inställningar. Verktyget ställer inte in någon automatisk radering efter 60 dagar. Om en ny version påbörjas ersätts webbläsarlagringen med standarduppgifter. Tidigare arbete kan ändå finnas kvar i den öppna flikens Ångra-historik tills fliken stängs. Om webbplatsens uppgifter raderas i webbläsaren och fliken stängs försvinner de lokala uppgifterna för denna användning. Hallitustuki kan inte återställa pågående arbete som raderats ur webbläsaren.

Ange inte boendes namn, personbeteckningar, hälsouppgifter eller andra onödiga personuppgifter i verktyget. Husbolaget ansvarar för att de kontaktuppgifter och anvisningar det lägger till är lämpliga. På en delad enhet ska arbetsytans uppgifter raderas efter användningen.

Behandling som rör köp, fakturering och verifiering av nyttjanderätt är skild från den lokala arbetsytan. För att hantera avtalet behandlar Hallitustuki orderidentifierare, uppgifter om det namngivna husbolaget och dess kontaktperson, vald produkt och nyttjanderätt, nyttjandeperiodens början och slut, förnyelse samt uppsägning. På denna behandling tillämpas de delar av beskrivningen som gäller köp-, avtals-, fakturerings- och leveransuppgifter. Den lokala arbetsytan ersätter inte orderbekräftelsen, och dess val av nyttjanderätt bevisar inte i sig en betald nyttjanderätt.

Verktyget öppnas från ett inloggat kundkonto i Hallitustukis Shopify-butik. Shopify förmedlar en verifierad kundidentifierare till Hallitustukis beställningstjänst i OpenAI Sites / Cloudflare. För att verifiera nyttjanderätten behandlar tjänsten order- och radidentifierare, kundidentifierare, produkt, betalnings- och avtalsstatus, uppgifter om nyttjandeperioden och eventuell uppsägning samt husbolagets namn och FO-nummer i den mån dessa har angetts i beställningen. Om nyttjanderättens objekt inte har namngivits i beställningen bekräftar du namnet första gången du öppnar verktyget. Namnet, objektidentifieraren och tidpunkten för bekräftelsen sparas på servern och kopplas till den köpta nyttjanderätten. I detta skede frågas inget FO-nummer.

Att namnge objektet är skilt från redigeringen av själva arbetsytan. Verktygens egna redigeringsfunktioner skickar inte regeltexter, innehåll i beslutsutkast, objektförklaringar eller bildavgränsningar till Hallitustukis server. Verifierade order-, annullerings- och återbetalningshändelser håller nyttjanderätten aktuell. Inloggningen öppnar inte andra kunders arbetsytor. Personuppgiftsansvarig, tjänsteleverantörer, överföringar, lagringsgrunder och den registrerades rättigheter beskrivs i andra delar av denna beskrivning.

Verktygets tjänsteleverantörer och internationella överföringar

Hallitustukis fakturabeställnings- och nyttjanderättstjänst driftas av OpenAI Sites, som använder en Cloudflare-miljö. OpenAI behandlar uppgifter som tjänsten lagrar för Hallitustukis räkning enligt det personuppgiftsbiträdesavtal som gäller tjänsten. Tjänsten kan behandla uppgifter även utanför EU och EES. OpenAI uppger att överföringar skyddas genom Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler eller beslut om adekvat skyddsnivå, enligt vad som är tillämpligt. Mer information och beskrivning av skyddsåtgärderna: OpenAI Sites personuppgiftsbiträdesavtal och underbiträden. En kopia av de skyddsåtgärder som tillämpas på överföringarna kan begäras från Hallitustuki. Generativ AI används inte för verifiering av nyttjanderätt, och husbolagets anvisningstexter skickas inte till någon modell.

Verktyget för ordningsregler och blanketter för husbolagets vardag

Redigering av texterna och framställning av PDF-resultat i verktyget för ordningsregler sker i webbläsaren. Arbetsytan sparas per nyttjanderätt i webbläsarens lokala lagring (localStorage). Lagringen kan bestå mellan webbläsarsessioner tills användaren raderar den eller webbläsaren raderar webbplatsens uppgifter. Webbläsarlagringen är inte en säkerhetskopia i molnet. Hallitustuki kan inte återställa pågående arbete som raderats ur webbläsaren. Verktygets egna redigeringsfunktioner skickar inte regeltexter eller beslutsutkastets innehåll till Hallitustukis server.

Inloggning, orderverifiering och hantering av nyttjanderätt sker i samma Shopify- och OpenAI Sites / Cloudflare-tjänst som för redigeringsverktyget för ansvarsfördelning. De omfattas av de ovan beskrivna behandlingsgrunderna för order-, kund-, betalnings-, avtals- och nyttjandeperiodsuppgifter, tjänsteleverantörerna, överföringsgrunderna och lagringsprinciperna. Verifieringen skiljer produktfamiljernas nyttjanderätter åt; köp av ett annat verktyg öppnar inte verktyget för ordningsregler.

Husbolaget ansvarar självt för behandlingen av personuppgifter i ifyllda blanketter och för en säker returkanal. Publicera inte boende-, aktieägar-, störnings- eller hälsouppgifter i gemensamma kommunikationskanaler. Ange inte uppgifter om enskilda boende eller händelsebeskrivningar i verktyget för ordningsregler. På en delad enhet ska arbetsytans uppgifter raderas efter användningen. Att skicka blanketter till de boende innebär inte i sig att de ifyllda svaren förmedlas till Hallitustuki.