Tietosuojakäytäntö

Päivitetty 25.10.2026

Tämä seloste koskee Hallitustuen Shopify-verkkokauppaa, tarratyökalua, vastuunjakomuokkainta, järjestyssääntötyökalua, yhteydenottoja sekä tilausten, maksujen, digitaalisten toimitusten ja käyttöoikeussopimusten hoitamista.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteydenotot

Hallitustuki, Y-tunnus 2197418-9
ALV-tunniste FI21974189
Bulevardi 21, 00180 Helsinki
posti@hallitustuki.fi · 020 340 200

Tietosuojaa ja omia tietojasi koskevat pyynnöt voit lähettää samaan sähköpostiosoitteeseen.

2. Käsiteltävät tiedot ja niiden lähteet

Asioinnissa ja tilaamisessa käsitellään ostajan tai organisaation yhteyshenkilön nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa, laskutusosoitetta sekä annettuja taloyhtiön tai muun organisaation tietoja. Laskutusta varten käsitellään ostajan tyyppiä, laskutettavan organisaation nimeä ja Y-tunnusta, valittua laskutustapaa, verkkolaskuosoitetta ja operaattoritunnusta, laskutussähköpostia, mahdollista varalaskutussähköpostia sekä tilausviitettä tai kustannuspaikkaa. Lisäksi käsitellään tarjouspyyntöjen ja asiakaspalveluviestien sisältöä. Nämä tiedot saadaan sinulta tai edustamaltasi organisaatiolta.

Tilauksista käsitellään tilausnumeroa ja ajankohtaa, tilausrivejä, tuotteita, hintoja ja veroja, valittua käyttöoikeutta ja jakelumuotoa sekä tilaukselle annettuja taloyhtiön tietoja ja tarravalintoja. Sopimuksen hoitamiseen kuuluvat nimetyn taloyhtiön käyttöoikeus, käyttökauden alku ja loppu, uusiutuminen ja mahdollinen irtisanominen sekä uusintalaskujen tunnisteet, ajankohdat ja maksutilat. Asiakas maksaa uusintalaskun erikseen pankissa laskun maksuohjeiden mukaan; korttia ei veloiteta automaattisesti.

Shopify ja käytettävät palvelut tuottavat tilauksen käsittelyä varten maksun tilaa, maksutapahtuman tunnisteita sekä digitaalisen toimituksen ja latausten tapahtumatietoja. Digitaaliseen toimitukseen liittyvät esimerkiksi tilaukseen liitetyt latauslinkit ja latauskertojen tiedot. Maksamista koskevat tiedot käsitellään maksupalvelussa.

Shopify-alusta käsittelee myös verkkopalvelun toimintaan ja tietoturvaan liittyviä teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, selain- ja laitetietoja sekä palvelun käyttöä koskevia lokitietoja. Evästevalintoihin liittyviä suostumustietoja käsitellään valintojesi toteuttamiseksi. Kaikkia palveluntarjoajien käsittelemiä teknisiä tietoja ei näytetä Hallitustuelle.

Kun painat laskutilaussivulla Tarkista tilaus, antamasi yhteys- ja laskutustiedot sekä tilausrivit lähetetään Hallitustuen tilauspalveluun yhteenvedon ja hinnan tarkistamista varten. Tarkistaminen ei vielä tee tilausta. Tietoja käsitellään jo tässä vaiheessa pyytämiesi sopimusta edeltävien toimien toteuttamiseksi. Organisaation yhteyshenkilön tietojen käsittelyperuste on kohdassa 4 kuvattu oikeutettu etu.

Kuluttajan digitaalisen toimituksen hyväksynnästä tallennetaan hyväksyntä, sen ajankohta, ehtoversio sekä asiakkaalle näytetyn hyväksyntätekstin kieli ja sisältö. Tietoja käytetään toimituksen perusteen ja asiakkaan tekemän valinnan osoittamiseen.

3. Tarratyökalun tiedot

Tarratyökalun laskenta tapahtuu selaimessa. Työkalu käyttää julkista kuntien ja jätehuollon hinnastoaineistoa. Taloyhtiön nimi, valitut jäteastiat, hinnat ja tyhjennysrytmit voidaan tallentaa saman selainistunnon ajaksi selaimen istuntomuistiin (sessionStorage). Tallentaminen ei lähetä tarjouspyyntöä eikä muodosta tilausta. Selaimeen tallennetut istuntotiedot poistuvat selainistunnon päättyessä tai sivuston istuntotietojen tyhjentämisellä.

Älä syötä tarratyökaluun asukkaiden nimiä, terveystietoja tai muita tarpeettomia henkilötietoja. Kun vahvistat tilauksen, lomakkeelle liitetyt taloyhtiön tiedot ja tarravalinnat liitetään tilaukseesi tilaamisen yhteydessä kuvatulla tavalla.

4. Tarkoitukset ja käsittelyperusteet

Tietoja käytetään tarjouspyyntöihin vastaamiseen, tilausten ja maksujen käsittelyyn, digitaalisten tuotteiden toimittamiseen, käyttöoikeuksien ja sopimuskausien hallintaan, uusintalaskutukseen sekä asiakaspalveluun ja reklamaatioiden hoitamiseen. Käsittely perustuu sopimusta edeltäviin toimiin ja sopimuksen toteuttamiseen. Kun asioit taloyhtiön tai muun organisaation edustajana, yhteystietojesi käsittely perustuu Hallitustuen oikeutettuun etuun hoitaa organisaation kanssa tehtävää sopimusta ja siihen liittyvää viestintää.

Tilaus-, laskutus- ja maksutietoja käsitellään myös kirjanpitoon, verotukseen ja muihin lakisääteisiin velvoitteisiin perustuen. Tietoturvaa, väärinkäytösten ehkäisyä ja palvelun toimintaa varten tarvittava käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Suostumusta edellyttävien evästeiden ja vastaavien tekniikoiden käyttö perustuu suostumukseesi. Voit peruuttaa suostumuksen vaikuttamatta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

5. Palveluntarjoajat ja tietojen siirrot

Verkkokaupan teknisenä alustana toimii Shopify. Verkkomaksut käsitellään Shopify Paymentsin kautta kassalla näytetyllä tavalla. Lasku taloyhtiölle -ostojen ja jatkuvien tilausten uusintakausien laskut laaditaan Fennoassa. Digitaalisten tuotteiden toimitukseen käytetään Shopifyn Digital Products -sovellusta. Shopify-alustalla käsitellään myös sopimuskausien ja uusintalaskutuksen tietoja. Tilausvahvistus ja aineiston latauslinkki lähetetään tilauksen sähköpostiosoitteeseen. Lasku toimitetaan valitulla tavalla verkkolaskuna tai laskutussähköpostiin. Varalaskutussähköpostia voidaan käyttää, jos ensisijainen toimitus ei onnistu.

Shopify ja muut tarvittavat tekniset, sähköposti- ja kirjanpitopalvelut käsittelevät tietoja tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Siltä osin kuin Shopify toimii Hallitustuen henkilötietojen käsittelijänä, käsittelyä koskee Shopifyn tietojenkäsittelysopimus. Shopify käsittelee tietoja myös omassa tietosuojaselosteessaan kuvatuissa rooleissa. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää.

Shopifyn parannetut ominaisuudet voivat käyttää vuorovaikutuksesta kauppamme, muiden kauppiaiden ja Shopifyn kanssa syntyviä tietoja palvelujen suojaamiseen, kehittämiseen ja personointiin sekä mainontaan. Näissä käyttötarkoituksissa Shopify vastaa omasta henkilötietojen käsittelystään. Suostumusta edellyttävää käsittelyä hallitaan kaupan evästevalinnoilla. Lisätiedot ja Shopifyn omia käyttötarkoituksia koskevat oikeudet: Shopifyn kuluttajien tietosuojakäytäntö ja Shopifyn tietosuojaportaali.

Shopifyn palveluihin voi liittyä käsittelyä Euroopan talousalueen ulkopuolella. Siirtoihin sovelletaan Shopifyn ilmoittamia siirtoperusteita ja suojatoimia. Tarkemmat tiedot: Shopifyn tietojenkäsittelysopimus ja Shopifyn tietosuojaseloste.

Kauppaan on liitetty Google & YouTube -sovelluksen Google Ads -mittaus mainonnan tulosten arvioimiseksi. Mittauksessa voidaan käsitellä sivu- ja ostotapahtumia, teknisiä tunnisteita sekä selain- ja laitetietoja. Suostumusta edellyttävää käyttöä hallitaan kaupan evästevalinnoilla. Lisätiedot: Googlen tietojen käyttö kumppanisivustoilla. Google voi käsitellä tietoja ETA-alueen ulkopuolella ilmoittamiensa siirtoperusteiden ja suojatoimien mukaisesti.

Mittaukseen on otettu käyttöön myös laajennetut konversiot, joissa voidaan käsitellä asiakkaan antamaa sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa, nimeä ja osoitetietoja. Googlelle lähetettävistä tiedoista esimerkiksi sähköpostiosoite ja puhelinnumero muunnetaan yksisuuntaisiksi tiivisteiksi; kaikkia osoitteen osia ei tiivistetä. Google vertaa tietoja Google-tilien tietoihin mainonnan tulosten mittaamiseksi. Tiivistäminen ei tee tiedoista anonyymejä. Suostumusta edellyttävään käsittelyyn sovelletaan samoja kaupan evästevalintoja. Lisätietoja: Googlen laajennetut konversiot.

6. Säilyttäminen ja suojaaminen

Yhteydenottoja ja tarjouspyyntöjä säilytetään asian käsittelyn ja siihen liittyvien avoimien jatkotoimien ajan. Jos yhteydenotto johtaa tilaukseen tai reklamaatioon, sitä koskevat tarpeelliset tiedot kuuluvat kyseisen tilauksen tai asian aineistoon.

Laskutilauksen tarkistusyhteenveto on voimassa 30 minuuttia. Jos tilausta ei ole lähetetty, vanhentunut yhteenveto ja siihen tallennetut yhteys- ja laskutustiedot poistetaan tilauspalvelun seuraavan yhteenvetopyynnön yhteydessä. Poisto ei siis välttämättä tapahdu täsmälleen 30 minuutin kohdalla. Kun tilaus on varmennettu hyväksytyksi, yhteys- ja laskutustietojen tilapäinen kopio poistetaan yhteenvetorekisteristä. Varsinainen tilaus jää Shopifyhin, ja tilauspalveluun jäävät tilauksen käsittelyn todentamiseen tarvittavat tunnisteet ja tilatiedot.

Jos tilauksen lopputulos on epäselvä, tilausyrityksen tiedot säilytetään sen selvittämiseksi, syntyikö tilaus, ja päällekkäisten tilausten estämiseksi. Tällaisia tietoja ei poisteta automaattisesti yhteenvedon vanhetessa. Kun asia on selvitetty, tietojen jatkosäilytyksen peruste arvioidaan sen mukaan, syntyikö tilaus tai liittyykö asiaan reklamaatio, maksusaatava tai muu oikeudellinen vaatimus.

Kirjanpitoon kuuluvat laskut, maksutositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana kyseinen tilikausi päättyi. Tilinpäätös ja kirjanpidot säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Ajat perustuvat kirjanpitolain 2 luvun 10 §:ään. Säilytystä jatketaan tämän jälkeen vain, jos tietoon liittyy edelleen voimassa oleva sopimus tai käyttöoikeus, keskeneräinen maksu- tai reklamaatioasia, oikeudellisen vaatimuksen käsittely tai muu lakisääteinen peruste.

Käyttöoikeusrekisterin tiedoilla osoitetaan ostettu tuote, sen nimetty kohde, käyttökausi sekä oikeuden päättyminen, peruuttaminen tai uusiutuminen. Tietoja käsitellään käyttöoikeuden ja siihen liittyvien sopimusasioiden hoitamisen ajan. Työkalun muokkausajan tai sopimuskauden päättyminen ei automaattisesti poista käyttöoikeusrekisteriä tai tilausasiakirjoja. Säilytystarvetta arvioitaessa huomioidaan myös asiakkaalle jäävä oikeus jo toimitettuihin aineistoihin, kirjanpidon säilytysvelvoitteet sekä mahdolliset avoimet vaatimukset.

Selaimeen tallennetut tarravalinnat ovat selainistunnon tietoja. Vastuunjako- ja järjestyssääntötyökalujen paikalliset työtilat voivat säilyä istuntojen välillä, kunnes käyttäjä tai selain poistaa ne tai ne korvataan uudella tallenteella. Käyttöoikeuden päättyminen ei itsessään tyhjennä selaintallennusta. Tallennuksen käyttö ja poistaminen on kuvattu tarkemmin työkalukohtaisissa kohdissa.

Teknisiä loki-, lataus- ja suostumustietoja käsitellään palvelun toiminnan, tietoturvan, toimitusten ja valintojen todentamista varten. Niiden säilytys riippuu käytetystä palvelusta ja tietojen käyttötarkoituksesta. Shopifyn ja Googlen omiin käyttötarkoituksiinsa käsittelemien tietojen säilytystä kuvataan lisäksi niiden tämän selosteen linkeistä avautuvissa tietosuojakäytännöissä.

Tietojen käyttö rajataan henkilöihin ja palveluntarjoajiin, joiden tehtävät edellyttävät käsittelyä. Suojaamisessa käytetään asianmukaisia käyttöoikeuksia ja teknisiä turvatoimia. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole sovellettavaa perustetta.

7. Oikeutesi

Voit pyytää pääsyä omiin tietoihisi ja virheellisten tietojen oikaisua sekä lain edellytysten täyttyessä tietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista tai tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Pyynnön käsittelemiseksi henkilöllisyys voidaan joutua varmistamaan. Tietoja ei poisteta siltä osin kuin niiden säilyttämiseen on lakisääteinen velvollisuus tai muu sovellettavan lain mukainen peruste.

Voit tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle.

8. Evästeet ja muut tekniikat

Kaupassa käytetään Shopifyn evästesuostumuksen hallintaa. Välttämättömiä evästeitä ja vastaavia tekniikoita käytetään verkkopalvelun toimintaan, ostoskorin ja kassan ylläpitämiseen sekä tietoturvaan. Suostumusta edellyttävien analytiikka-, personointi- ja markkinointitekniikoiden käyttöä voit hallita evästebannerissa ja kaupan evästeasetuksissa. Voit hyväksyä tai hylätä valinnaiset käyttötarkoitukset sekä muuttaa valintojasi ja peruuttaa antamasi suostumuksen.

Voit hallita evästeitä myös selaimesi asetuksilla. Välttämättömien tekniikoiden estäminen voi rajoittaa kaupan toimintaa. Tarratyökalun erillinen selainistunnon tallennus on kuvattu kohdassa 3.

Vastuunjakomuokkain: selaintallennus ja käyttöoikeus

Vastuunjakomuokkaimen kuvanmuokkaus ja PDF-tuotosten muodostaminen tapahtuvat käyttäjän selaimessa. Työkalun omat muokkaustoiminnot eivät lähetä muokkauskenttien sisältöä Hallitustuen palvelimelle. Taloyhtiön nimi, päiväys, kohteiden vastuumerkinnät, omat aluerajaukset, selitykset, asiakirjaviitteet, yhteystiedot ja muut työtilan asetukset tallennetaan selaimen paikalliseen tallennustilaan (localStorage), jotta työtä voi jatkaa samassa selaimessa.

Tallenne voi säilyä selainistuntojen välillä, kunnes se korvataan uudella versiolla, käyttäjä poistaa sivuston tiedot tai selain poistaa tiedot omien asetustensa mukaan. Työkalu ei aseta tallenteelle automaattista 60 päivän poistumisaikaa. Uuden version aloittaminen korvaa selaintallenteen oletustiedoilla. Aiempi työ voi silti olla palautettavissa avoimen välilehden Kumoa-historiassa välilehden sulkemiseen asti. Selaimen sivustotietojen tyhjentäminen ja välilehden sulkeminen poistavat tämän käyttötilanteen paikalliset tiedot. Hallitustuki ei voi palauttaa selaimesta poistettua keskeneräistä työtä.

Älä syötä muokkaimeen asukkaiden nimiä, henkilötunnuksia, terveystietoja tai muita tarpeettomia henkilötietoja. Taloyhtiö vastaa itse lisäämiensä yhteystietojen ja ohjeiden asianmukaisuudesta. Yhteiskäyttöisellä laitteella poista työtilan tiedot käytön päätyttyä.

Työkalun ostoon, laskutukseen ja käyttöoikeuden todentamiseen liittyvä käsittely on erillistä paikallisesta työtilasta. Hallitustuki käsittelee sopimuksen hoitamiseksi tilaustunnistetta, nimetyn taloyhtiön ja sen yhteyshenkilön tietoja, valittua tuotetta ja käyttöoikeutta, käyttökauden alkua ja loppua, uusiutumista sekä irtisanomista. Tähän käsittelyyn sovelletaan tämän selosteen osto-, sopimus-, laskutus- ja toimitustietoja koskevia kohtia. Paikallinen työtila ei korvaa tilausvahvistusta eikä sen oikeusvalinta itsessään osoita maksettua käyttöoikeutta.

Työkalu avataan Hallitustuen Shopify-kaupan kirjautuneelta asiakastililtä. Shopify välittää Hallitustuen OpenAI Sites / Cloudflare -tilauspalvelulle varmennetun asiakastunnisteen. Käyttöoikeuden todentamiseksi palvelu käsittelee tilaus- ja rivitunnistetta, asiakastunnistetta, tuotetta, maksu- ja sopimustilaa, käyttökauden tietoja ja mahdollista irtisanomista sekä taloyhtiön nimeä ja Y-tunnusta siltä osin kuin nämä on annettu tilaukselle. Jos kohdetta ei ole nimetty tilauksessa, vahvistat sen nimen työkalun ensimmäisellä käyttökerralla. Nimi, kohteen tunniste ja vahvistusajankohta tallennetaan palvelimelle ja yhdistetään ostettuun käyttöoikeuteen. Tässä nimeämisvaiheessa ei kysytä Y-tunnusta.

Kohteen nimeäminen on erillistä varsinaisen työtilan muokkaamisesta. Sääntötekstejä, päätösluonnoksen sisältöä, kohdeselityksiä tai kuvarajauksia ei lähetetä työkalujen omilla muokkaustoiminnoilla Hallitustuen palvelimelle. Varmennetut tilaus-, peruutus- ja palautustapahtumat pitävät käyttöoikeuden ajan tasalla. Kirjautuminen ei avaa muiden asiakkaiden työtiloja. Rekisterinpitäjä, palveluntarjoajat, siirrot, säilytysperusteet ja rekisteröidyn oikeudet on kuvattu tämän selosteen muissa kohdissa.

Työkalun palveluntarjoajat ja kansainväliset siirrot

Hallitustuen laskutilaus- ja käyttöoikeuspalvelua isännöi OpenAI Sites, joka käyttää Cloudflare-ympäristöä. OpenAI käsittelee palvelun isännöimiä tietoja Hallitustuen lukuun palveluun sovellettavan henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti. Palvelu voi käsitellä tietoja myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. OpenAI ilmoittaa käyttävänsä siirtojen suojana soveltuvin osin Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita tai tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä. Lisätietoja ja kuvaus suojatoimista: OpenAI Sitesin käsittelysopimus ja alipalveluntarjoajat. Kopion siirtoihin sovellettavista suojatoimista voi pyytää Hallitustuelta. Käyttöoikeuden varmennuksessa ei käytetä generatiivista tekoälyä eikä taloyhtiön ohjetekstejä lähetetä mallille.

Järjestyssääntötyökalu ja taloyhtiöarjen lomakkeet

Järjestyssääntötyökalun tekstien muokkaus ja PDF-tuotosten muodostaminen tapahtuvat selaimessa. Työtila tallennetaan selaimen paikalliseen tallennustilaan (localStorage) käyttöoikeuskohtaisesti. Tallenne voi säilyä selainistuntojen välillä, kunnes käyttäjä poistaa sen tai selain poistaa sivuston tiedot. Selaintallennus ei ole pilvivarmuuskopio. Hallitustuki ei voi palauttaa selaimesta poistettua keskeneräistä työtä. Työkalun omat muokkaustoiminnot eivät lähetä sääntötekstejä tai päätösluonnoksen sisältöä Hallitustuen palvelimelle.

Kirjautuminen, tilauksen varmennus ja käyttöoikeuden hallinta toteutetaan samassa Shopify- ja OpenAI Sites / Cloudflare -palvelussa kuin Vastuunjakomuokkaimessa. Niihin sovelletaan edellä kuvattuja tilaus-, asiakas-, maksu-, sopimus- ja käyttökausitietojen käsittelyperusteita, palveluntarjoajia, siirtoperusteita ja säilytysperiaatteita. Varmennus erottaa tuoteperheiden käyttöoikeudet; toisen työkalun ostaminen ei avaa järjestyssääntötyökalua.

Taloyhtiö vastaa itse täytettyjen lomakkeiden henkilötietojen käsittelystä ja turvallisesta palautuskanavasta. Älä julkaise asukas-, osakas-, häiriö- tai terveystietoja yhteisissä viestintäkanavissa. Älä syötä järjestyssääntötyökaluun yksittäisten asukkaiden tietoja tai tapahtumakuvauksia. Yhteiskäyttöisellä laitteella työtilan tiedot tulee poistaa käytön päätyttyä. Lomakkeiden toimittaminen asukkaille ei itsessään välitä täytettyjä vastauksia Hallitustuelle.